Kosten für die Unterbringung während einer mehrtägigen Reise können in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden. Dabei ist ein steuerfreier Ersatz der Übernachtungskosten möglich. Erfolgt dies nicht kann der Arbeitnehmer die Kosten aber auch als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit ansetzen. Erforderlich ist jedoch der Einzelnachweis der Übernachtungskosten. Die vom Hotel, der Pension bzw. dem Gasthof ausgestellte Rechnung muss auf den Namen des Steuerpflichtigen lauten. Anstelle des Einzelnachweises kann auch ein Pauschbetrag von 20,– € zum Ansatz kommen. Übernachtet der Arbeitnehmer im Ausland, sind auch höhere Pauschsätze absetzbar. Begleitet der Ehepartner den Reisenden, müssen die Mehrausgaben die durch die Inanspruchnahme eines Doppelzimmers entstehen, vom Rechnungsbetrag abgezogen werden.
Frühstückskosten sollten nicht in der Rechnung enthalten sein. Denn dieser Kostenanteil gehört nicht zu den Übernachtungskosten, sondern ist den Verpflegungskosten zuzurechnen. Kann ein Einzelnachweis der Frühstückskosten nicht erbracht werden, muss bei Inlandsreisen 4,80 € bei Auslandsreisen 20 % von den ausgewiesenen Übernachtungskosten abgezogen werden.
Erfolgt die Übernachtung in einem verhältnismäßig teuren Hotel, so ist davon auszugehen, dass die Kosten für das Frühstück mehr als 4,80 € betragen. Will der Steuerpflichtige das Frühstück in Anspruch nehmen, empfiehlt es sich, den Einzelausweis dieser Kosten nicht anzustreben.
