Die Aufbewahrungspflicht ist ein Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die genannten Unterlagen auch auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Zudem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein sowie unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen beträgt zehn Jahre, die sonstigen oben aufgeführten Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Seit dem 18.09.2009 gilt, dass Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 bis 7 des Einkommensteuergesetzes (Überschusseinkünfte – hierzu zählen: Einkünfte aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie aus sonstigen Einkünften) mehr als 500.000,– € im Kalenderjahr beträgt, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren haben. Im Falle der Zusammenveranlagung ist für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500.000,– € die Summe der positiven Überschusseinkünfte eines jeden Ehegatten maßgebend. Die Verpflichtung ist vom Beginn des Kalenderjahrs an zu erfüllen, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000,– € beträgt.
